• Notre rémunération globale concurrentielle : 4 semaines de vacances après 1 an, fonds de pension (RREGOP), assurances complètes, rabais corporatifs, etc. 
• Notre reconnaissance envers chaque employé·e. 
• La vaste étendue de notre territoire qui permet la diversité des pratiques et de la clientèle. 
• Vous épanouir autant dans votre vie personnelle que professionnelle.

*** CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERIVES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024 ***

Télétravail : Télétravail en mode hybride offert sous certaines conditions

Port d’attache : Centre administratif de l’Hôpital Vaudreuil-Soulanges

Description

Sous la responsabilité du directeur du projet de l’Hôpital de Vaudreuil-Soulanges, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.  Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps (agenda).  Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe.  Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction, dans un contexte de transformation et d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité.  Elle est appelée, à la demande du directeur ou de la direction générale, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur.  L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.

Fonctions générales et spécifiques

Elle est responsable du fonctionnement administratif et des membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction.  Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.  Elle veille à l’efficience des activités cléricales de la direction, à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation, ainsi qu’au développement de leurs compétences.  Elle autorise des relevés de présence, des allocations de dépenses, des périodes de vacances et diverses demandes de congés en s’assurant de la couverture des besoins de la direction.

La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction, afin d’assurer une harmonisation, en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement.  Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. 

En qualité de technicien(ne) en administration (attaché(e) de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur, et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.

En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve, et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.

Fonctions générales et spécifiques

• Assister le directeur dans les mandats qui lui sont confiés
• Planifier et assurer la gestion du temps (agenda) du directeur en tenant compte des priorités
• Assurer le suivi du courrier électronique et papier du directeur, en prendre connaissance, obtenir les renseignements requis et procéder aux réponses complémentaires, l’acheminer à qui de droit et en assurer le suivi
• Assurer le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés
• Assurer le suivi et préparer les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous-comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues
• Assurer la logistique des réunions périodiques de la direction (organisation, prise de notes et suivis nécessaires)
• Effectuer la prise de notes et la rédaction de compte-rendu pour plusieurs comités
• Assister le directeur dans ses fonctions et ses responsabilités, notamment en le conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs
• Participer à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction
• Autoriser des relevés de présence et allocations de dépenses de la direction
• Être responsable du fonctionnement administratif et des membres du personnel de la direction œuvrant dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction
• Effectuer le lien avec le directeur et assurer un premier niveau de suivi et d’encadrement des membres du personnel de bureau de la direction lors de problématiques
• Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur, et agir comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement et des partenaires
• Gérer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations et fournir la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, diriger les appels et assurer les suivis nécessaires
• S’assurer de la couverture des besoins en personnel de bureau, autoriser les demandes de congés (vacances, fériés, congés sans solde, etc.) du personnel de bureau de la direction, et intervenir au besoin auprès des personnes concernées
• Soutenir le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de services de la direction
• Soutenir les différents services de la direction dans leurs plans d’action respectifs visant l’actualisation de leur offre de services
• Être responsable de l’évaluation et de l’appréciation du rendement des membres du personnel de bureau de la direction
• Participer à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences des membres du personnel de bureau de la direction
• Réaliser des activités de formation pour la mise à jour des compétences des membres du personnel de bureau de la direction
• Être responsable des demandes de financement pour l’achat d’équipements médicaux adressées à la Fondation Hôpital Vaudreuil-Soulanges, et assurer toutes les démarches requises en ce sens auprès de la Fondation et de l’organisation
• Effectuer des travaux d’ordre administratif liés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
• Assurer le montage ou la révision de présentations et préparer la documentation requise par son directeur ou les membres de l’équipe de gestion lors de présentations internes et externes ou de rencontres et comités
• Participer au comité de gestion de sa direction
• Assurer l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés
• Participer à titre de membre au comité de soutien de la haute direction
• Participer, le cas échéant, au sous-comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable
• Assister à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction
• Collaborer à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assurer le contrôle, l’application et la mise à jour
• Conseiller et apporter son soutien au personnel de la direction concernant l’application du programme d’identification visuelle, et assurer la conformité des documents produits par le personnel de la direction
• Représenter, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement
• S’assurer du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés

• Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat

Formation

Détenir un (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent

OU

Détenir un (DEC) pré-universitaire (2 ans) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent

OU

Détenir une (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat

OU

Détenir un (BAC) dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, finance, etc.)

OU

Détenir 2 certificats de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combinés à l’équivalent d’un (1) an d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires

OU

Détenir 1 certificat de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combiné à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires

Exigences spécifiques :

Avoir réussi les tests suivants: Français, Word, Excel et le test de rédaction.

Profil de compétences 

Compétences comportementales de base :

• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Discrétion, devoir de réserve et loyauté
• Autonomie et rigueur
• Travail d’équipe et sens de la collaboration
• Habiletés relationnelles et politiques
• Souci de la satisfaction de la population et des partenaires externes
• Planification et organisation personnelles du travail, autonomie
• Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
• Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
• Capacité à traiter plusieurs dossiers en simultané
• Partage de connaissances (expertise)

Compétences professionnelles :

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) 
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit 
• Grandes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents 
• Force marquée pour la prise de notes (participation à quatorze (14) comités, sous-comités et rencontres)

Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Julie Girard par courriel à  julie_girard.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca ou par message Teams.

Vous avez jusqu’au 23 décembre pour déposer votre candidature. 

Soyez à proximité de votre future carrière !

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